Добавление контрагента и контактного лица
Добавление контрагента
Для ведения базы клиентов в продуктах АПЕКСОФТ используют раздел «Контакты», который позволяет управлять клиентской базой и отображает информацию о взаимоотношениях с клиентом.
В CRM модуле продуктов АПЕКСОФТ клиенты отображаются под названием контрагенты, а группы клиентов под названием группы контрагентов. Подробней о работе с группами клиентов написано в статье «Работа с группами контрагентов (клиентов)»
Для добавления контрагента на панели инструментов нужно воспользоваться кнопкой «Добавить». [Рис. 1]
Рис.1 Добавления контрагента
Окно «Контрагенты» состоит из двух вкладок [Рис.2]:
Основная - содержит поля для заполнения информации о клиенте. Поскольку данные о клиенте могут быть не полными, поэтому необязательно заполнять все поля. Для добавления клиента обязательными для заполнения только те поля, которые подчеркнуты (например, поле «Наименование»). Поля которые имеют серый цвет (пример: основное контактное лицо, руководитель и т.д), заполнять не нужно, при заполнении деталей карточки данные автоматических появляются в этих полях.
Дополнительная – содержит иерархический справочник территорий, и дополнительные данные о реквизитах клиента.
Рис.2 Окно Контрагенты
Прежде чем добавить контрагента нужно определить «Тип контрагента», поскольку при выборе типа меняются некоторые поля в карточке «Контрагенты».
Поле «Тип контрагента» зависит от организационно-правовой формы деятельности предприятия:
- юридическое лицо
- физическое лицо
Поле «Наименование» содержит название предприятия, и в дальнейшей работе упрощает поиск компании в общей базе контрагентов. Поэтому здесь можно использовать наиболее удобную формулировку названия предприятия. [Рис.2]
«Полное название» в этом поле отображаться название предприятия, которое в дальнейшей работе будет использоваться при формировании документов: счета-фактуры, актов оказания услуг, почтовые конверты и т.д. По умолчанию дублирует данные из поля «Наименования», которые можно изменять. [Рис.2]
«Статус» в этом поле указывают этапы работы с клиентом: новый, в работе, одноразовая сделка, постоянный, потенциальный, можно создать свой статус который будет удобен для работы с клиентом.
«Источник» отображает реестр значений в результате, которого был привлечен клиент. Перечень маркетинговых инструментов, которые создают воздействия на клиента, можно создавать свои значение или редактировать уже существующие, при условии, если есть права для редактирования данных. В дальнейшей работе можно анализировать количество привлеченных клиентов благодаря воздействию маркетинговых инструментов.
«Менеджер» поле, которое заполняется автоматически, содержит ФИО сотрудника, который ведет работу с контрагентом. При необходимости можно изменить ФИО сотрудника, выбрав из реестра персонала, определенного сотрудника.
«Рейтинг» поле, которое не обязательно для заполнения, позволяет определить важность и значимость клиента для компании. Позволяет присваивать рейтинг важности контрагента и определять индивидуальный подход к клиенту. Этот параметр можно использовать при фильтрации контрагентов.
«Потенциал» это значение, которое указывает на будущую прибыльность или ценность клиента для компании. Оно может содержать произвольные данные, к примеру, потенциал клиентов может быть: крупный, средний, мелкий; указывать годовой оборот предприятия; количество сотрудников и т.д
В это поле можно вносить как точные так и приблизительные данные, которые позволяют определить позицию компании на рынке.
«Телефоны» поле, которые содержит основные контактные телефоны контрагента
«Другие средства связи» данное поле аналогично полю «телефоны».
В карточке «Контрагенты» содержаться детали, которые позволяют вести всю дополнительную информацию о контрагенте.
Добавление Контактного лица
Деталь «Контактные лица» содержит перечень всех контактных лиц, которые задействованы для работы с контрагентом.
Для добавления контактного лица необходимо в детали «Контактные лица» воспользоваться кнопкой «добавить». [Рис.3]
Рис.3 Добавление контактного лица
В карточке «Контактное лицо» все поля которые подчеркнуты, являются обязательными для заполнения. [Рис.4]
Рис. 4 Карточка «Контактные лица»
Поля обязательные для заполнения: «Имя», «Должность», «Пол».
Поле «Контрагент» по умолчанию отображает название предприятия, его заполнять не нужно.
«Имя» содержит имя контактного лица, является обязательным для заполнения.
Поля «Фамилия», «Отчество» в соответствии с названием отображают данные о контактном лице, являются не обязательными для заполнения.
«Краткое имя» подставляются автоматически при дальнейшем заполнении деталей.
«Подпись» это поле используется для формирования документов: актов оказания услуг, договоров и т.д. Заполняется на государственном языке. Содержит данные о контрагенте: ФИО контактного лица и на основании чего действует это контактное лицо. Пример: в особі « директора Кулик Жанни Вікторівни, що діє на підставі статуту».
«Должность» отображает должность контактного лица, которую можно выбрать из перечня должностей. Это поле может не заполняться, по умолчанию оно содержит значение «не указана должность».
«Пол» нужно выбрать пол контактного лица: мужской или женский. Поле обязательно для заполнения.
«Телефоны» поле отображает основные телефоны кантатного лица.
«Другие средства связи» отображает основные другие средства связи контактного лица: e-mail, Skype, isq и т.д.
«Примечание» в это поле можно добавлять любые данные, которые отображают детали работы с контактным лицом.
«Основное контактное лицо», при обозначении этого поля данное контактное лицо по умолчанию выбирается на разных этапах работы как основное контактное лицо.
«Руководитель», бухгалтер при обозначении этих полей данные о контактном лице будут подставляться при выписке документов и договоров.
В карточке «Контактные лица» в деталях, содержатся более широкие данные о контактном лице. [Рис.5]
Рис.5 Детали карточки «Контактные лица»
Назначение деталей в карточке «Контактные лица»:
«Телефоны контрагентов» содержит перечень всех контактных номеров телефонов: домашний, личный, мобильный, рабочий, факс. При добавлении телефонного номера в поле «примечание» можно делать записи, которые облегчают работу с контрагентом. Количество телефонных номеров для добавления неограниченно. Основные контактные телефоны будут отображаться в основной карточке «контактного лица». Рис. 5
«Другие средства связи» отображает перечень всех средств связи контактного лица: e-mail, сайт, isq, skype, yahoo и т.д. Если по одному контрагенту вноситься несколько средств связи, к примеру, e-mail адресов, пользователь может указать какой из адресов использовать для дальнейшей e-mail рассылки. Если контактное лицо не хочет получать информацию, тогда не нужно отмечать поле «включать в списки рассылки». Основные средства связи по умолчанию будут отображаться в основном окне карточки «Кантатного лица». Рис. 5
«Все события» вся история взаимоотношений с контактным лицом это: e-mail, sms сообщения, встречи, задачи, звонки, напоминания, другие события. При добавлении события вносятся все необходимые данные: дата и время, история диалога с клиентом, результат события, напоминания о следующем событии, время следующего события. Также к уже состоявшемуся событию можно создать новое подчиненное событие эти события будут взаимосвязаны.
«Удостоверение личности» содержит данные контактного лица с удостоверений личности: паспорта, водительских прав.
«Знаменательные события» все события, которые связаны с контактным лицом: день рождения, праздник, профессиональный праздник, день основания фирмы и другие любые события. Пользователь может создавать любые знаменательные события, присваивать дату, при необходимости оставлять примечания, с помощью системы напоминаний ни одно события не останется забытым.
«Карьера контактного лица» отображает карьерный рост контактного лица, содержит данные о должности, перемене должности, или увольнении.