Проекты
Для чего нужны проекты
Проекты – это долгосрочная по времени продажа, которая может состоять из нескольких этапов. Проекты содержат расширенную информацию о продаже, чем Заказы. Один проект может включать в себя несколько Заказов, учитывать все дополнительные расходы, позволяет группировать задачи, отображает всю дополнительную информацию.
В карточке проекта можно:
- вводить перечень товаров и услуг данного проекта;
- видеть все активности связанные с проектом (звонки, встречи, e-mail переписка) ;
- создавать задачи для себя и для других сотрудников;
- просматривать перечень ТМЦ поступившего товара на склад закупленного для реализации данного проекта;
- видеть отгрузки и доставки по проекту;
- выписывать первичную документацию (счета-фактуры, акты выполненных работ) ;
- вести договора по данному проекту;
- просматривать финансовые операции, связанные с проектом ;
- вести дополнительные расходы компании для данного проекта.
Примерами деятельности компаний, которым подходят проекты, могут быть: строительно-монтажные работы, поставка и монтаж оборудования, разработка веб сайтов и дизайн, внедрение программного обеспечения.
Для таких компаний все проекты состоят из отдельных этапов, цель которых получение промежуточных результатов по проекту.
Функциональность проектов
Общая схема
В таблице рассмотрены принципы работы проектов в продуктах АПЕКСОФТ.
Управление проектами
Этапы проекта
Этапы отображают достижение промежуточных результатов по проекту. Каждый тип проекта имеет свой доступный перечень этапов. Текущий этап проекта – это стадия, на которой находиться данный проект. Указывая этап проекта в основной карточке, в детали этапов закрывается текущий этап и открывается новый. (пример на рис.1). Также в детали проектов можно просматривать историю этапов и редактировать даты начала и окончания, примечание.
Рис.1 Этапы проекта
Задачи
Перечень всех задач по проекту отображается в детали «Задачи».
Работа с задачами проекта непосредственно связана с разделом Задачи и имеет такой же функционал:
- Можно просматривать задачи, как в табличном, так и в иерархическом виде;
- Оповещения по задачам;
- Отображение задачи в расписании;
- Возможность создавать следующую активность, на основании Задачи. Например: Звонок > Отправка письма по E-mail> Встреча;
Более детально описано в статьи связанной с задачами.
Учет проектов
Фактические продажи
Факт продажи оформляются в виде документов: Расходных накладных (для товаров) или Актов выполненных работ (для услуг). Первоначально может оформляться Заказ/Заявка на продажу для резервирования материала.
Приход денег
В этой детали отображается все поступившие оплаты от клиента за отгруженный товар или оказанные услуги. Приход денег может быть двух типов: безналичный приход денег (банковская выписка) или наличный (приходный–кассовый ордер). Приход денег связан с разделом Финансы. Данные по приходу денег можно вносить как с детали «Приход денег» проекта, так и с раздела «Финансы», связав документ с проектом. Также возможно импортировать банковскую выписку с клиент-банка (более детально описано в статье Клиент-Банк).
Дополнительные расходы
Дополнительные расходы по проектам могут быть двух видов: денежные и товарно-материальные. Денежные расходы являют собой расходы денег связанные с данным проектом. Денежные расходы непосредственно связаны с финансовым модулем. Денежными расходами могут выступать услуги сторонних организаций, привлеченных к реализации проекта (например: транспортные расходы).
Товарно-материальные расходы реализованы в виде документа «Выдачи ТМЦ на проект». При помощи данного документа можно списать ТМЦ со склада и отнести на расходы по реализации данного проекта . «Выдача ТМЦ на проект» непосредственно связана со складским модулем. На расходы списывается себестоимость выданных ТМЦ. Примером товарно-материальных затрат по проекту, могут выступать расходные материалы, которые не вошли в перечень продаваемых товаров.
Описание карточки «Проекты»
Рис.2 Карточка «Проекты»
Поля карточки
Номер – указывает номер проекта, если поле оставить пустым, то при сохранении новой записи система автоматически добавит номер текущей записи;
Дата – устанавливается дата создания проекта;
Фирма – содержит название Вашего предприятия. Обратите внимание, в системе можно вести учет по нескольким фирмам, укажите необходимую фирму. Все создаваемые документы на основании проекта, будут иметь по умолчанию указанную фирму. Также, по этому полю можно распределять права на просмотр проектов.
Наименование – произвольное название проекта (которое удобно пользователю в работе). Можно указать вручную или система сгенерирует название автоматом, на основании номера и даты.
Контрагент – указывается клиент со справочника контрагентов, с которым связана данный проект.
Контактное лицо – указывается основное контактное лицо по выбранному контрагенту. Данное поле заполняется путем выбора из списка всех контактных лиц контрагента.
Тип - выбирается из справочника «Типы проекта». В зависимости от типа проекта формируется список доступных этапов.
Валюта – указывается валюта, в которой внесены цены в перечне проектов. Является валютой по умолчанию при создании зависимых документов.
Статус – отображает состояние текущего проекта: новый, в работе, выполнен, отменен.
Налог – значение налога по умолчанию, при внесении ТМЦ в перечень проекта. Является налогом по умолчанию при создании зависимых документов.
Ответственный – в этом поле указывается ответственный сотрудник по данному проекту. Используется как информационное поле и позволяет фильтровать проекты по ответственным лицам.
Тип цен – указывает какую цену подставлять по умолчанию при формировании перечня проекта
Этапы проекта – текущий этап проекта
Победитель – поле становиться активным, когда указывается статус проекта «отменен» , содержит информацию о победителе(конкуренте) в данном проекте. Используется для анализа потерянных проектов.
Причина победы - поле становиться активным, когда указывается статус проекта «отменен», указывается причина по которой проект выиграл конкурент ( пример: наличие лобби).
Планируется начать – устанавливается плановая дата начала проекта
Планируется завершить – поле содержит плановую дату завершения проекта
Дата начала – фактическая дата начала работы проекта
Дата завершения - поле содержит фактическую дату завершения работы проекта
Примечание – Дополнительная информация по проекту.
Детали проекта
Перечень проекта - содержит перечень всех товаров и услуг, которые планируется продать или оказать услуги в рамках данного проекта.
Задачи – запланированные и выполненные задачи в рамках этого проекта.
Активности – в этой детали можно создавать и просматривать перечень всех активностей по проекту, видеть всю дополнительную информацию по активностям, результаты встреч телефонных звонков и т.д.
Ссылки на файл - в этой детали содержаться все файлы, которые были загружены в программу для работы с проектом.
Приход денег – отображает поступление оплат от клиентов.
Заказ/заявка (продажа) – Заказы в рамках данного проекта.
Расход ТМЦ – содержит все отгрузки клиентам, фактические продажи товаров.
Акт оказания услуг – фактически оказанные услуги клиенту.
Заказ/заявка (закупка) – Заявки на закупку, созданные в рамках проекта.
Счета-Фактуры – деталь содержит перечень всех счетов-фактур входящих и исходящих.
Договоры – ведение договоров и документов, которые связаны с проектом.
Расход денег – дополнительные денежные расходы на реализацию данного проекта.
Расход ТМЦ на проект – дополнительные товарно-материальные расходы на реализацию данного проекта.
Приход ТМЦ – поступление ТМЦ на склад, закупленных для данного проекта.
Что планируется доработать в проектах
- диаграмма Ганта
- отчет о доходности проекта