E-mail рассылка

Продукты компании АПЕКСОФТ  позволяют осуществлять рассылку электронных писем (коммерческих предложений, новостей, акций, поздравлений, прайс-листов и т.д.).  Каждый пользователь программы может формировать и осуществить персонализированные e-mail рассылки по базе контрагентов.

Первоначально необходимо настроить файловый архив. Более подробно описано в статье «Хранилище файлов»

Настройка параметров для почтового ящика.

Далее необходимо настроить параметры ящика для E-mail рассылки [Справочники – Электронная почта – Почтовые ящики] (Рис. 1)

Рис.1 Настройка почтового ящика

С помощью клавиши «Добавить» создайте почтовый ящик:
Во вкладке «Главная» заполните поля:
Наименование:  название ящика (пример: основной ящик, дополнительный и т.д)
E-mail: укажите адрес почтового ящика
Имя отправителя:  поле содержит имя от кого будет отправляться почта

Рис. 2 Создание почтового ящика

Для приема писем необходимо настроить «Входящую почту». Для этого во вкладке «Входящая почта» укажите все необходимые данные, согласно параметрам почтового ящика, или смотрите пример. Для E-mail рассылки необязательно настраивать «Входящую почту».

Рис. 3 Настройка почтового ящика «Входящая почта»

Для отправки писем и E-mail рассылки нужно настроить «Исходящую почту». Для этого укажите все необходимые данные во вкладке «Исходящая почта». 
 

Рис. 4 Настройка почтового ящика «Исходящая почта»

Пример настроек для входящей и исходящей почты для Google Mail:

В дальнейшем эти данные сохраняются и не требуют повторного заполнения. Также можно добавить пользователей, которые смогут просматривать почту для этого нужно воспользоваться вкладкой «Права на просмотр записи».

Шаблоны писем

Для того что бы осуществить рассылку электронных писем,  необходимо подготовить шаблон.(Рис.5) Шаблон письма являет собой текст письма с макро подставками (например, %COMP_NAME%, %CONT_NAME%, …) , на основании которого будет сформировано конкретное письмо клиенту. При формировании  письма, эти подстановки (%COMP_NAME%) заменяются на определённые значения с базы данных клиентов. Это позволяет создавать персонализированное сообщение.

Рис.5  Шаблон письма

Процесс рассылки в продуктах АПЕКСОФТ состоит из таких этапов

1. Формирования списка адресов для рассылки

Формировать список адресатов можно как вручную, так и автоматически согласно определенного критерия:
- Формирование списка рассылки автоматически необходимо перейти в подраздел [Контакты-Контрагенты] с помощью инструмента «Фильтр» отфильтровать контрагентов согласно определённого критерия. Сформировать список для рассылки также можно по определенной группе контрагентов. Далее нужно воспользоваться клавишей  «Доп. функции» на панели управления, выбрать поле «Сформировать список рассылки». (Рис.6)

При помощи «галочек» можно убрать из списка ненужные адреса. 
 

Рис.6  Сформировать список рассылки

- Формирование списка рассылки вручную в разделе [Почта - Списки рассылки E-mail], выделить нужный список (при необходимости создать новый) и заполнить деталь [E-mail для рассылки]. При заполнении детали [E-mail для рассылки] E-mail адреса выбираются с «Других средств связи» контрагента или контактного лица.
В диалоге «Сформировать список рассылки» необходимо нажать на «…» (Рис.7). Далее нужно указать уже существующий список рассылки, или при необходимости создать новый.

Рис.7 Сформировать список рассылки

 

2. Формирование писем

Для формирования писем нужно перейти в подраздел [Почта - Списки Рассылки E-MAIL] выделить нужный список. Далее нужно воспользоваться «Доп. функцией» на панели управления для открытия диалога E-mail рассылка. (Рис. 8) 
 

Рис.8 Формирование писем для E-Mail рассылки

В окне «E-Mail рассылка» (Рис.9) необходимо указать: 

• тему письма
• шаблон письма
• приоритет
• с подтверждением письма
• добавить дополнительные вложения

Для рассылки писем нужно установить галочку «отправить после формирования». Далее выбрав кнопку «сформировать письма» автоматически начнется процесс отправки писем.

Рис.9 Рассылка писем

3. Отправка писем

Выполнение отправки писем можно просмотреть в [Почта - E-Mail сообщения]
- [Отправленные] подраздел содержит все отправленные письма при рассылке.
- [Исходящие] подраздел содержит все некорректно отправленные письма при рассылке.
Для более удобной работы с письмами воспользуйтесь инструментом «Фильтр».
Обратите внимание признак «обработанное» в письме указывает, отправлено письмо или нет.
Если по какой-то причине рассылка была прервана, отправку можно будет возобновить в подразделе [Почта - E-Mail сообщения - Исходящие]. Отфильтровав письма по определённым критериям, и при необходимости отравить их еще раз.